Para que Hacienda acepte un gasto tienen que cumplirse tres requisitos a la vez: que esté vinculado a la actividad, que esté justificado con factura y que esté registrado en tus libros. Si falla uno solo, el gasto no es deducible por muy real que sea. En esta guía tienes la lista completa de gastos deducibles, los casos conflictivos donde Hacienda suele decir que no, y qué necesitas para defender cada uno.
Los tres requisitos para que un gasto sea deducible
Antes de cualquier lista, entiende el criterio. Los tres requisitos son acumulativos:
1. Vinculación con la actividad económica. El gasto debe estar afecto a lo que haces. Un ordenador que usas para trabajar, sí. Unas vacaciones familiares, no. La duda aparece siempre en los gastos de uso mixto, y por eso les dedicamos un apartado entero más abajo.
2. Justificación documental. Necesitas factura completa con tus datos fiscales: nombre o razón social, NIF, concepto, base imponible e IVA desglosado. Un ticket de caja no sirve para deducir el IVA y es débil también en el IRPF.
3. Registro contable. El gasto debe estar anotado en tu libro registro de gastos, en el periodo que corresponde. Una factura en un cajón que nunca llegó a los libros no existe a efectos fiscales.
A esto se añade un cuarto criterio de sentido común: el gasto debe ser proporcionado. Un gasto correlacionado con los ingresos y coherente con la actividad no llama la atención; uno desproporcionado, sí.
Lista completa de gastos deducibles
Cuota de autónomos y seguros sociales
La cuota mensual del RETA es deducible en su totalidad. Si tienes trabajadores, también lo son los seguros sociales a tu cargo y los salarios que pagas.
Suministros y alquiler del local
Si tienes un local afecto a la actividad, son deducibles el alquiler, la luz, el agua, el gas, internet, la comunidad y el seguro del local. La factura debe ir a tu nombre y con tu NIF.
Compras y material
Mercancías, materias primas, consumibles y material de oficina. Aquí no suele haber discusión, siempre que estén relacionados con lo que vendes o produces.
Servicios de profesionales
Los honorarios de tu gestoría, tu abogado, tu notario o tu diseñador son gastos deducibles. Es un detalle que mucha gente olvida: lo que pagas por que te lleven la contabilidad se deduce.
Seguros
El seguro de responsabilidad civil, el del local y el de los vehículos afectos. En el caso del seguro de salud, la normativa admite su deducción por las primas del propio autónomo, su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él, con un límite anual por persona y otro superior en caso de discapacidad.
Formación y suscripciones profesionales
Cursos, másteres, congresos, libros técnicos, software por suscripción y colegios profesionales, siempre que estén relacionados con tu actividad.
Publicidad y marketing
Anuncios, diseño de la web, hosting, dominio, campañas en redes sociales y publicidad online. Si contratas publicidad a plataformas de otro país de la UE, recuerda darte de alta en el ROI: lo explicamos en la guía del modelo 303 de IVA.
Amortizaciones
Los bienes de inversión (ordenadores, maquinaria, mobiliario, vehículos afectos) no se deducen de golpe: se amortizan a lo largo de su vida útil según las tablas oficiales. Existen supuestos de libertad de amortización y de amortización acelerada para empresas de reducida dimensión.
Otros gastos habituales
- Comisiones e intereses bancarios de las cuentas de la actividad.
- Cuotas de asociaciones empresariales y colegios profesionales.
- Suministros de telefonía profesional.
- Gastos de difícil justificación: en estimación directa simplificada se puede aplicar un porcentaje del rendimiento neto en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un límite anual.
Los casos conflictivos: dónde Hacienda dice que no
Aquí es donde se pierden las inspecciones. Todos estos gastos son deducibles en la medida en que estén afectos, y esa medida hay que poder demostrarla.
El coche y la gasolina
Es el caso conflictivo por excelencia. Hay que distinguir dos impuestos:
- En el IVA, la Administración admite con carácter general la deducción del 50 % para vehículos turismo, salvo prueba de una afectación distinta. Determinados vehículos (comerciales, taxis, autoescuelas, vehículos de agentes comerciales) admiten el 100 %.
- En el IRPF, el criterio es mucho más estricto: se exige afectación exclusiva a la actividad. Si usas el coche también para fines particulares, aunque sea ocasionalmente, la Administración rechaza la deducción del gasto y de la amortización, salvo en las actividades expresamente exceptuadas.
Resumen: mucha gente deduce el 50 % del IVA de su coche legítimamente y, sin saberlo, se está deduciendo mal el gasto en el IRPF.
Trabajar desde casa: qué porcentaje puedes deducir
Si trabajas desde tu vivienda habitual, hay dos reglas distintas:
- Gastos vinculados a la titularidad (IBI, comunidad, seguro del hogar, amortización, intereses de la hipoteca): se deducen en proporción a los metros cuadrados afectos sobre el total de la vivienda. Esa afectación debe estar declarada en el modelo 036/037.
- Suministros (luz, agua, gas, internet): se deduce el 30 % de la parte proporcional a los metros afectos, salvo que se pruebe un porcentaje superior. Es decir, primero el porcentaje de superficie y sobre eso, el 30 %.
Comidas y dietas
Los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles si se producen en el desarrollo de la actividad, se pagan por medios electrónicos (nada de efectivo), se realizan en establecimientos de restauración y no superan los límites diarios previstos para las dietas de los trabajadores. Guarda siempre la factura, no el ticket.
El teléfono móvil
Solo la parte afecta. La forma limpia de resolverlo es tener una línea exclusivamente profesional a nombre de la actividad. Con una única línea de uso mixto, la deducción es discutible y difícil de defender.
La ropa de trabajo
Solo es deducible la ropa específica de la actividad: uniformes, ropa con el logotipo del negocio, equipos de protección. Un traje o unos zapatos «para ir a ver clientes» no son deducibles, por mucho que solo los uses para trabajar.
Qué necesitas para justificar cada gasto
- Factura completa con tus datos fiscales, no ticket ni justificante bancario.
- Pago rastreable: transferencia, tarjeta o domiciliación desde la cuenta del negocio. El efectivo debilita cualquier gasto.
- Registro en los libros en el periodo correcto.
- Coherencia con la actividad: que un tercero pueda entender por qué ese gasto es necesario para lo que haces.
- Conservación de la documentación durante el plazo legal.
Un consejo que ahorra muchos problemas: usa una cuenta bancaria distinta para el negocio. No es obligatorio para un autónomo persona física, pero separar movimientos convierte una inspección incómoda en un trámite. Si quieres ir un paso más allá, revisa las estrategias legales para pagar menos impuestos.
Qué pasa si te deduces un gasto que no toca
Hacienda regulariza la deducción indebida, reclama la cuota dejada de ingresar más intereses de demora y, según el caso, abre expediente sancionador. Las deducciones indebidas por gastos personales suelen calificarse como infracción, y la sanción se agrava si hay ocultación o medios fraudulentos.
Dicho de otro modo: deducirse el gasto dudoso «a ver si cuela» es una mala apuesta, porque el cruce de datos de la Agencia Tributaria es cada vez más fino. Lo sensato es revisarlo antes con quien lleva tu contabilidad.
Como gestoría para autónomos en Fuenlabrada revisamos tus gastos uno a uno y te decimos cuáles te estás dejando sin deducir —que suelen ser más de los que crees— y cuáles conviene no arriesgar. Todos ellos entran después en el cálculo de tu modelo 130 de IRPF trimestral.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir gastos anteriores al alta de autónomo?
Sí, es posible deducir gastos previos al inicio de la actividad siempre que estén directamente relacionados con su puesta en marcha y puedas acreditar esa vinculación con elementos objetivos. En el caso del IVA soportado antes del inicio existe un régimen específico para su deducción. Conviene documentarlo bien, porque es un punto que la Administración revisa con detalle.
¿Vale un ticket o necesito factura?
Para deducir el IVA necesitas factura completa con tus datos fiscales; un ticket no da derecho a deducción. En el IRPF, un ticket es una prueba débil que la Administración puede rechazar. La recomendación es pedir siempre factura, incluso en gastos pequeños.
¿Cuántos años tengo que guardar las facturas?
El criterio práctico es conservar la documentación al menos cuatro años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente, que es el periodo general de prescripción tributaria. En el caso de bienes de inversión sujetos a amortización o regularización, el plazo se alarga, por lo que conviene guardarlas mientras el bien siga en la actividad y cuatro años más.
¿Puedo deducir el ordenador entero el primer año?
Con carácter general, un ordenador es un bien de inversión y se amortiza a lo largo de su vida útil según las tablas oficiales, no se deduce de golpe. Existen supuestos de libertad de amortización y de amortización acelerada para empresas de reducida dimensión, y en elementos de escaso valor se admite la deducción en el ejercicio con límites. Conviene comprobar en cuál encaja tu caso.
¿Se deducen igual en el IVA que en el IRPF?
No. Son impuestos distintos con reglas distintas, y el ejemplo clásico es el vehículo: en el IVA se admite habitualmente el 50 % para turismos, mientras que en el IRPF se exige afectación exclusiva a la actividad. Un mismo gasto puede ser parcialmente deducible en un impuesto y no serlo en el otro.
¿Te ayudamos?
¿Dudas sobre qué gastos puedes deducirte? En Padilla Asociados somos una gestoría para autónomos en Fuenlabrada y estudiamos tu caso sin compromiso.
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