Contratar a alguien no es solo acordar un sueldo: es asumir un coste real bastante superior al salario bruto y una lista de obligaciones que empiezan antes de que la persona pise tu negocio. El alta en la Seguridad Social debe ser previa al inicio de la actividad, y a partir de ahí llegan la nómina mensual, los seguros sociales, las retenciones y un puñado de obligaciones formales que sancionan si faltan.
Cuánto cuesta realmente contratar a un empleado
La cifra que ve el trabajador y la que paga la empresa no son la misma.
Salario bruto, neto y coste de empresa
- Salario bruto: lo que figura en el contrato y en el convenio. Es la referencia de todos los cálculos.
- Salario neto: lo que el trabajador cobra en su cuenta, una vez descontadas su parte de cotización a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Ambos importes los ingresa la empresa en su nombre, no se los queda.
- Coste de empresa: el bruto más la cotización a cargo del empleador (contingencias comunes, desempleo, formación, FOGASA y accidentes de trabajo). Ese porcentaje adicional es el que suele sorprender a quien contrata por primera vez.
A esto hay que sumar dos partidas que no aparecen en la nómina del mes pero que se devengan igual: las pagas extraordinarias (prorrateadas o no) y las vacaciones.
Regla práctica para presupuestar: calcula siempre sobre el coste de empresa anual, no sobre el bruto mensual. Es la única cifra que refleja lo que de verdad sale de caja.
Trámites antes de que empiece a trabajar
Alta en la Seguridad Social
Si nunca has tenido trabajadores, necesitas primero inscribirte como empresario y obtener tu Código de Cuenta de Cotización. Después, das de alta al trabajador.
🔴 El alta debe solicitarse con antelación al inicio de la prestación de servicios. No el mismo día, no al día siguiente. Tener a alguien trabajando sin alta previa es una de las infracciones más graves y mejor sancionadas en materia laboral, además de generar responsabilidad en caso de accidente.
Comunicación del contrato al SEPE
El contrato debe formalizarse y comunicarse al Servicio Público de Empleo dentro del plazo legal de diez días hábiles desde su concertación. Si el contrato es a tiempo parcial, de duración determinada o de formación, además de comunicarlo hay que formalizarlo por escrito obligatoriamente.
Otros pasos previos
- Contratar la cobertura de contingencias profesionales con una mutua.
- Tener resuelta la prevención de riesgos laborales antes de la incorporación (evaluación de riesgos, formación e información al trabajador, vigilancia de la salud).
- Preparar el registro de jornada, obligatorio desde el primer día.
Qué tipo de contrato te conviene
Tras la reforma laboral, la contratación indefinida es la regla general y la temporal es la excepción, que exige causa justificada. Las modalidades principales:
- Indefinido, a tiempo completo o parcial. Es la opción por defecto.
- Temporal por circunstancias de la producción, para incrementos ocasionales e imprevisibles de la actividad, con duración máxima limitada.
- Temporal por sustitución de persona con derecho a reserva del puesto.
- Fijo-discontinuo, para trabajos de naturaleza estacional o intermitente.
- Formativos: en alternancia y para la obtención de la práctica profesional.
Elegir una modalidad temporal sin causa real es un riesgo doble: sanción administrativa y conversión del contrato en indefinido si se impugna. Antes de decidir, conviene revisar también qué dice tu convenio colectivo, que puede fijar salarios mínimos, categorías, jornada y complementos por encima de la ley.
La nómina mensual: qué lleva y quién la hace
Una nómina no es un recibo cualquiera: tiene un contenido mínimo legal y es el documento que acredita el pago del salario. Debe recoger:
- Datos de la empresa y del trabajador, con su grupo profesional y su antigüedad.
- Devengos: salario base, complementos, horas extra, prorrata de pagas extra, y en su caso conceptos no salariales como dietas.
- Deducciones: aportación del trabajador a la Seguridad Social y retención de IRPF.
- Bases de cotización y tipo de retención aplicado.
- Líquido total a percibir.
El pago debe ser puntual y documentado, preferentemente por transferencia. La nómina hay que entregarla al trabajador cada mes y conservarla, junto con los justificantes de pago, durante el plazo legal.
Hacer nóminas «a mano» es donde empiezan los problemas: un convenio mal aplicado, un tipo de retención mal calculado o una base de cotización errónea se arrastran mes a mes y se regularizan más tarde con recargo. Es exactamente el trabajo que llevamos como asesoría laboral en Fuenlabrada: confeccionamos las nóminas, presentamos los seguros sociales y gestionamos altas, bajas y contratos.
Los seguros sociales: el modelo y el plazo
Las cotizaciones se liquidan mensualmente a través del sistema de liquidación directa (Sistema RED / SILTRA). La empresa transmite los datos, la Tesorería General de la Seguridad Social calcula la liquidación y el ingreso se realiza dentro del mes siguiente al de devengo.
Presentar fuera de plazo genera recargos automáticos sobre la cuota, y el impago sostenido puede derivar en providencia de apremio.
Retenciones de IRPF: modelo 111 y modelo 190
Al pagar una nómina, la empresa retiene una parte del salario a cuenta del IRPF del trabajador y la ingresa en Hacienda:
- Modelo 111: declaración trimestral de las retenciones practicadas a trabajadores y profesionales. Se presenta en abril, julio, octubre y enero.
- Modelo 190: resumen anual de esas retenciones, que se presenta en enero y del que sale el borrador de la Renta del trabajador.
El tipo de retención se calcula según el salario anual previsto y la situación personal y familiar comunicada por el trabajador en el modelo 145. Si cambia su situación —o su salario— hay que regularizarlo.
Ten en cuenta que las retenciones practicadas a terceros no son aplazables: es una de las pocas deudas tributarias que Hacienda no permite fraccionar. Todas las fechas están recogidas en nuestro calendario fiscal 2026.
Obligaciones que se te olvidan (y sancionan)
Registro de jornada
Toda empresa está obligada a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con hora de inicio y de finalización, y a conservarlo durante cuatro años a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. No tenerlo es infracción, con independencia de que se cumpla el horario.
Prevención de riesgos laborales
Necesitas una evaluación de riesgos del puesto, un plan de prevención, formación e información al trabajador y vigilancia de la salud. Puede gestionarse con un servicio de prevención ajeno. No es papeleo: en caso de accidente sin prevención documentada, la responsabilidad de la empresa se agrava considerablemente.
Protección de datos del empleado
Los datos del trabajador (nómina, cuenta bancaria, datos de salud) son datos personales. Hay que informar del tratamiento, aplicar medidas de seguridad y respetar sus derechos, incluido el de desconexión digital.
Convenio colectivo y tablas salariales
El convenio de aplicación fija salarios mínimos por categoría, jornada máxima, complementos y permisos. Pagar por debajo del convenio genera diferencias salariales reclamables con carácter retroactivo, aunque el trabajador hubiera firmado conforme.
Preguntas frecuentes
¿Puedo contratar a un familiar?
Sí, pero con matices importantes. Cuando se contrata a un familiar hasta el segundo grado que convive con el empresario, la norma presume que la relación no es laboral, sino que corresponde al régimen de autónomos como familiar colaborador, salvo que se acredite la condición de trabajador por cuenta ajena. Antes de dar de alta a un familiar en el Régimen General conviene revisar el caso concreto para no encontrarse con una regularización posterior.
¿Qué pasa si doy de alta al trabajador un día tarde?
El alta debe ser previa al inicio de la prestación de servicios. Un alta fuera de plazo se considera infracción en materia de Seguridad Social y puede sancionarse, además de generar responsabilidad de la empresa si ocurre un accidente en ese periodo. Si el retraso ya se ha producido, lo prudente es regularizarlo de inmediato y documentar la fecha real de inicio.
¿Puedo hacer las nóminas yo mismo?
Legalmente sí, no existe obligación de externalizarlas. En la práctica exige conocer el convenio aplicable, las bases y tipos de cotización vigentes, el cálculo del tipo de retención y las particularidades de cada tipo de contrato. Los errores no se detectan en el mes, se detectan en una inspección o en una reclamación, cuando ya se han acumulado.
¿Cuánto cuesta que una gestoría lleve mis nóminas?
Depende del número de trabajadores, del convenio aplicable, de la rotación de plantilla y de si necesitas solo la confección de nóminas o también la gestión completa de altas, bajas, contratos e incidencias. Lo habitual es presupuestar con una cuota por trabajador y mes. Pide presupuesto con tu plantilla real para comparar de forma útil.
¿Qué bonificaciones hay por contratar?
Existen bonificaciones y reducciones de cuotas vinculadas a la contratación de determinados colectivos y modalidades, y su regulación se ha modificado en los últimos ejercicios. Como las condiciones y los importes cambian, lo correcto es comprobar las que estén vigentes en el momento de la contratación antes de contar con ellas en el presupuesto.
¿Te ayudamos?
¿Vas a contratar a tu primer trabajador? En Padilla Asociados somos una asesoría laboral en Fuenlabrada y estudiamos tu caso sin compromiso.
Llámanos al 916 06 39 80 o escríbenos desde la página de contacto. Estamos en Avenida de la Hispanidad, 10, 1º B (Fuenlabrada), de lunes a jueves de 9:30 a 17:00 y los viernes de 9:30 a 14:00.