Una empresa con trabajadores en Fuenlabrada tiene cinco obligaciones laborales que no admiten retraso: dar de alta a cada persona en la Seguridad Social antes de que empiece a trabajar, comunicar el contrato al SEPE en los 10 días hábiles siguientes, entregar la nómina en el modelo oficial de recibo de salarios, llevar el registro diario de jornada de toda la plantilla y presentar el modelo 111 de retenciones de IRPF cada trimestre. Todo lo demás, convenio aplicable, prevención de riesgos, registro salarial, se construye sobre esas cinco.
Fuenlabrada concentra uno de los mayores tejidos industriales y logísticos del sur de Madrid, con polígonos como Cobo Calleja, y eso significa mucha empresa pequeña que contrata su primera persona sin tener un departamento de personal detrás. La mayoría de sanciones que vemos no vienen de mala fe, vienen de un plazo que se pasó.
Antes de contratar: inscribir la empresa y abrir el código de cuenta de cotización
Ninguna empresa puede dar de alta a un trabajador si antes no se ha inscrito ella misma en la Seguridad Social y ha obtenido su código de cuenta de cotización (CCC). Es un trámite previo, no simultáneo, y se hace en la Tesorería General de la Seguridad Social, hoy prácticamente siempre por sede electrónica.
Se necesita un CCC por provincia y, en algunos casos, por régimen o actividad. Una empresa con domicilio en Fuenlabrada y un almacén en otra provincia necesita cuenta de cotización en ambas.
Junto a esto hay dos decisiones que conviene tomar en el mismo momento, porque condicionan todo lo que viene después: qué convenio colectivo aplica a la actividad y con qué servicio de prevención se va a trabajar.
El alta en la Seguridad Social: el plazo que no se puede negociar
El alta del trabajador debe solicitarse con anterioridad al inicio de la prestación de servicios, y puede presentarse hasta 60 días naturales antes de esa fecha, según el Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación (Real Decreto 84/1996).
Es la obligación más vigilada por la Inspección de Trabajo y la que peor consecuencia tiene: tener a una persona trabajando sin alta es infracción grave conforme al texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), y se sanciona por cada trabajador afectado, no una vez por empresa.
Las bajas y las variaciones de datos tienen su propio plazo: 3 días naturales desde que se produce el hecho.
Un detalle que se olvida a menudo: si la persona empieza un lunes a las 8:00, el alta tiene que estar presentada antes, no ese mismo lunes por la mañana en cuanto abre la gestoría. Ahí es donde se pierden las empresas que llaman deprisa. Si estás en ese punto, la guía de contratar a tu primer trabajador recorre el trámite completo paso a paso.
Comunicar el contrato al SEPE: 10 días hábiles
Formalizado el contrato, la empresa debe comunicar su contenido al Servicio Público de Empleo Estatal a través de la aplicación Contrat@, en el plazo de 10 días hábiles desde la concertación, según el artículo 8.3 del Estatuto de los Trabajadores.
En el mismo plazo de 10 días hay que entregar la copia básica del contrato a la representación legal de los trabajadores, cuando la haya.
Desde la reforma laboral de 2021 (Real Decreto-ley 32/2021), el contrato indefinido es la modalidad ordinaria y la temporalidad exige causa justificada: circunstancias de la producción o sustitución de persona trabajadora. Un contrato temporal mal causado se presume indefinido, y esa presunción no se discute en la nómina, se discute en el juzgado de lo social.
La nómina: modelo oficial, entrega y conservación
El recibo individual de salarios debe ajustarse al modelo oficial aprobado por la Orden ESS/2098/2014, salvo que por convenio o acuerdo con la representación legal se haya pactado otro modelo que recoja con claridad todas las percepciones y deducciones.
Tres reglas prácticas:
- La entrega al trabajador es obligatoria, aunque el pago sea por transferencia.
- Los conceptos salariales y las cuantías mínimas los marca el convenio colectivo aplicable, que en la mayoría de sectores del sur de Madrid es un convenio provincial de la Comunidad de Madrid.
- El Salario Mínimo Interprofesional se actualiza cada año por real decreto y actúa como suelo absoluto, por debajo del convenio no se puede ir y por debajo del SMI tampoco.
Los seguros sociales se liquidan por el Sistema de Liquidación Directa (SILTRA), y el ingreso de las cuotas se realiza dentro del mes siguiente al de devengo.
Retenciones de IRPF: modelo 111 y modelo 190
Las retenciones practicadas a los trabajadores se ingresan con el modelo 111, con carácter general trimestral: del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero. Las grandes empresas lo presentan mensualmente.
En enero se presenta además el modelo 190, resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del trabajo, y se entrega a cada persona el certificado de retenciones para su declaración de la renta.
Esta parte se cruza con el resto de obligaciones tributarias de la empresa. Si quieres verlo todo junto, tienes las fechas en el calendario fiscal 2026.
Registro de jornada, registro salarial y planes de igualdad
Registro diario de jornada. Obligatorio para todas las empresas desde el 12 de mayo de 2019, por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores tras el Real Decreto-ley 8/2019. Debe reflejar hora de inicio y de fin de cada jornada, estar a disposición de la plantilla y de la Inspección, y conservarse cuatro años. No vale un cuadrante teórico ni el horario del contrato.
Registro retributivo. Obligatorio para todas las empresas, con independencia de su tamaño, según el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto 902/2020. Recoge los valores medios de salarios, complementos y percepciones extrasalariales desagregados por sexo y grupo profesional.
Plan de igualdad. Obligatorio a partir de 50 personas en plantilla (Real Decreto 901/2020), con inscripción en el registro correspondiente.
Canal interno de información. Las empresas de 50 o más trabajadores deben tener un sistema interno de información conforme a la Ley 2/2023, de protección de la persona informante.
Prevención de riesgos laborales. La Ley 31/1995 obliga a evaluar los riesgos, planificar la actividad preventiva, formar e informar a la plantilla y ofrecer vigilancia de la salud. En una pyme lo habitual es concertarlo con un servicio de prevención ajeno, pero la responsabilidad última sigue siendo del empresario.
Qué mira la Inspección de Trabajo en una pyme del sur de Madrid
Por lo que vemos en las actuaciones de la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social de Madrid, en una empresa pequeña el foco casi siempre está en lo mismo:
- Que todas las personas presentes en el centro estén de alta.
- Que el registro de jornada exista, esté cumplimentado a diario y cuadre con las horas cotizadas.
- Que las horas extraordinarias estén registradas, retribuidas y cotizadas.
- Que la temporalidad tenga causa y no encadene contratos sin justificación.
- Que la evaluación de riesgos esté hecha y la formación impartida.
Los documentos laborales conviene conservarlos cuatro años, que es el plazo general de prescripción en materia de Seguridad Social.
Cuándo tiene sentido externalizar el área laboral
Una empresa de dos o tres trabajadores puede llevar la parte laboral con ayuda puntual. A partir de ahí, cada mes hay altas, bajas, incapacidades temporales, variaciones de jornada, vacaciones y liquidaciones, y el coste de un error, un alta fuera de plazo, un finiquito mal calculado, una cotización incorrecta, supera con holgura la cuota de una asesoría.
En Padilla Asociados llevamos el área laboral de empresas de Fuenlabrada y del entorno de forma integrada con la fiscal y la contable, que es donde se evitan las incoherencias: la nómina que no cuadra con el modelo 111, el gasto de personal que no coincide con las obligaciones contables de la empresa, o el alta que nadie comunicó porque cada cosa la llevaba un despacho distinto.
Puedes ver el detalle del servicio en asesoría laboral en Fuenlabrada y el paquete completo para sociedades en gestoría para empresas en Fuenlabrada.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?
El alta debe presentarse antes de que la persona empiece a trabajar, y puede solicitarse hasta 60 días naturales antes de la fecha prevista de inicio, conforme al Real Decreto 84/1996. Las bajas y las variaciones de datos tienen un plazo de 3 días naturales.
¿Cuánto tiempo tengo para comunicar un contrato al SEPE?
10 días hábiles desde que se concierta el contrato, a través de la aplicación Contrat@, según el artículo 8.3 del Estatuto de los Trabajadores. En el mismo plazo debe entregarse la copia básica a la representación legal de los trabajadores, si existe.
¿El registro de jornada es obligatorio en una empresa pequeña?
Sí. Es obligatorio para todas las empresas, sin mínimo de plantilla, desde el 12 de mayo de 2019 (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Debe registrarse a diario la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona y conservarse durante cuatro años.
¿A partir de cuántos trabajadores necesito un plan de igualdad?
A partir de 50 personas en plantilla, según el Real Decreto 901/2020. El registro retributivo, en cambio, es obligatorio para todas las empresas con independencia de su tamaño (artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y Real Decreto 902/2020).
¿Qué convenio colectivo se aplica a mi empresa en Fuenlabrada?
El que corresponde a la actividad real de la empresa, no al epígrafe del IAE ni a lo que ponga el contrato. En la Comunidad de Madrid la mayoría de sectores se rigen por convenios provinciales, y el ámbito funcional del convenio determina salarios mínimos, jornada anual y complementos. Es una de las primeras cosas que revisamos al asumir el área laboral de una empresa.
¿Qué pasa si tengo a alguien trabajando sin dar de alta?
Es una infracción grave conforme al Real Decreto Legislativo 5/2000, y se sanciona por cada trabajador afectado. Además la Inspección puede practicar el alta de oficio con efectos retroactivos y exigir las cuotas no ingresadas con recargo.
¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación laboral?
Cuatro años como norma general, que es el plazo de prescripción en materia de Seguridad Social. Afecta a nóminas, contratos, registros de jornada, boletines de cotización y justificantes de pago.
¿Tienes dudas con las altas, las nóminas o el convenio que te toca aplicar? Escríbenos desde la página de contacto o llámanos al 916 06 39 80. Estamos en Avenida de la Hispanidad, 10, 1º B, en Fuenlabrada.