Toda empresa —sea una sociedad limitada pequeña o una pyme con varios trabajadores— está obligada a llevar una contabilidad ordenada, presentar sus impuestos y depositar sus cuentas anuales. No es opcional, y los errores se pagan caros: sanciones, recargos y problemas para acceder a financiación. En esta guía te explicamos, en lenguaje claro, qué obligaciones contables tiene una empresa, qué libros son obligatorios y qué plazos no puedes fallar.
Qué significa llevar la contabilidad de una empresa
Llevar la contabilidad no es solo «guardar las facturas». Es registrar de forma ordenada y cronológica toda la actividad económica de la empresa —ingresos, gastos, cobros, pagos, inversiones y deudas— siguiendo el Plan General Contable. De esa contabilidad salen tres cosas: los impuestos que pagas, las cuentas anuales que depositas y la imagen fiel de cómo va tu negocio. Una contabilidad bien llevada no es una carga administrativa: es la herramienta que te dice si de verdad estás ganando dinero.
Los libros contables obligatorios
Una sociedad mercantil está obligada a llevar y legalizar determinados libros. Los principales son:
Libro Diario
Registra día a día todas las operaciones de la actividad de la empresa. Es la base de toda la contabilidad.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Recoge el balance inicial, los balances de comprobación, el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.
Libros societarios
El Libro de Actas (acuerdos de las juntas y del órgano de administración) y el Libro Registro de Socios (o de acciones nominativas), que reflejan quién es socio y qué participaciones tiene.
Estos libros se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Llevarlos al día durante todo el año evita las prisas —y los errores— del cierre.
Las cuentas anuales: qué son y cuándo se depositan
Las cuentas anuales son el «resumen oficial» del ejercicio de la empresa. Se componen, según el tamaño de la sociedad, de balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo.
El calendario habitual de una sociedad con ejercicio cerrado a 31 de diciembre es:
- Formulación por el órgano de administración: dentro de los 3 primeros meses tras el cierre.
- Aprobación en junta general: dentro de los 6 primeros meses (habitualmente, hasta el 30 de junio).
- Depósito en el Registro Mercantil: dentro del mes siguiente a la aprobación (habitualmente, en julio).
No depositar las cuentas tiene consecuencias serias: el Registro puede cerrar la hoja registral de la sociedad (bloqueando inscripciones) y pueden imponerse sanciones.
Los impuestos que presenta una empresa
Además de la contabilidad, una sociedad tiene sus propias obligaciones fiscales periódicas:
- IVA: modelo 303 trimestral y resumen anual 390.
- Retenciones de IRPF de trabajadores y profesionales: modelos 111 (trimestral) y 190 (anual); y 115/180 si hay alquileres.
- Impuesto de Sociedades: modelo 200, que se presenta en julio para los ejercicios cerrados a 31 de diciembre, además de los pagos fraccionados (modelo 202).
La diferencia con un autónomo es clave: la sociedad limitada tributa por el Impuesto de Sociedades sobre su beneficio, no por IRPF. Por eso la contabilidad de una empresa es más exigente: de ella depende directamente cuánto paga de sociedades.
Qué pasa si la contabilidad no está bien llevada
Una contabilidad descuidada no es solo un riesgo de sanción. Genera problemas muy concretos: no sabes si ganas o pierdes, no puedes justificar gastos ante Hacienda, tienes difícil acceder a un préstamo o a una subvención, y en caso de inspección partes en desventaja. Poner al día una contabilidad atrasada siempre cuesta más tiempo y dinero que llevarla bien desde el principio.
Externalizar la contabilidad: cuándo compensa
Muchas pymes empiezan llevando la contabilidad «por su cuenta» y acaban dedicándole horas que deberían estar en el negocio, además de asumir el riesgo de errores. Externalizarla en una gestoría tiene sentido cuando el volumen de facturas crece, cuando entran trabajadores o cuando simplemente quieres tener la tranquilidad de que todo está en plazo y bien hecho.
En Padilla Asociados la contabilidad de empresas es nuestro servicio principal. Somos tu gestoría y contabilidad de empresas en Fuenlabrada: llevamos tus libros, preparamos tus cuentas anuales, presentamos el impuesto de sociedades y te avisamos antes de cada vencimiento. Si además tienes personal, coordinamos la parte de asesoría laboral en Fuenlabrada para que nóminas y seguros sociales encajen con la contabilidad.
Si estás valorando optimizar la carga fiscal de tu sociedad, te interesa leer cómo pagar menos impuestos legalmente.
Preguntas frecuentes
¿Está obligada una sociedad limitada a llevar contabilidad?
Sí. Toda sociedad mercantil, incluida la sociedad limitada, está obligada a llevar una contabilidad ordenada conforme al Código de Comercio y al Plan General Contable, a legalizar sus libros en el Registro Mercantil y a depositar sus cuentas anuales cada año.
¿Qué diferencia hay entre la contabilidad de un autónomo y la de una empresa?
El autónomo, con carácter general, lleva libros registro más sencillos y tributa por IRPF. La sociedad lleva contabilidad completa según el Plan General Contable, legaliza libros societarios, deposita cuentas anuales y tributa por el Impuesto de Sociedades. La de la empresa es notablemente más exigente.
¿Qué pasa si no deposito las cuentas anuales en plazo?
El Registro Mercantil puede cerrar la hoja registral de la sociedad, lo que impide inscribir la mayoría de actos, y pueden imponerse sanciones económicas. Por eso es importante formular, aprobar y depositar las cuentas dentro de los plazos legales.
¿Cuándo se presenta el Impuesto de Sociedades?
Para las sociedades con ejercicio cerrado a 31 de diciembre, el Impuesto de Sociedades (modelo 200) se presenta en julio del año siguiente, además de los pagos fraccionados a cuenta a lo largo del ejercicio (modelo 202).
¿Puedo llevar yo la contabilidad de mi empresa o necesito una gestoría?
Legalmente puedes llevarla tú, pero la contabilidad de una sociedad exige conocimientos del Plan General Contable, de los libros societarios y de la fiscalidad de la empresa. La mayoría de pymes la externalizan para evitar errores, cumplir los plazos y poder dedicar su tiempo al negocio.
¿Te ayudamos?
¿Necesitas que alguien lleve la contabilidad de tu empresa? En Padilla Asociados somos una gestoría para empresas en Fuenlabrada y estudiamos tu caso sin compromiso.
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