Depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil

Toda sociedad limitada o anónima tiene que preparar cada año sus cuentas anuales, aprobarlas en junta y depositarlas en el Registro Mercantil de su domicilio. Si el ejercicio coincide con el año natural, el depósito vence normalmente el 30 de julio. Quien no deposita se queda con la hoja registral cerrada y se expone a una multa de 1.200 a 60.000 euros.

Los tres plazos, uno detrás de otro

Para un ejercicio de enero a diciembre: formular antes del 31 de marzo, aprobar antes del 30 de junio y depositar antes del 30 de julio. La junta que se celebra fuera de plazo sigue siendo válida, pero el depósito se retrasa con ella.

Qué documentos forman las cuentas anuales

• Balance.
• Cuenta de pérdidas y ganancias.
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo, que no es obligatorio en el modelo abreviado.
• Memoria.

Con ellas se presentan en el Registro el certificado del acuerdo de la junta que las aprueba y la propuesta de aplicación del resultado. Si la sociedad está obligada a auditarse, también el informe del auditor. El depósito se hace por vía telemática en el Registro Mercantil del domicilio social.

Qué modelo le toca a tu sociedad

Depende del tamaño. Una sociedad puede usar el modelo reducido si durante dos ejercicios seguidos cumple al cierre al menos dos de los tres límites:

Por encima, modelo normal. En el primer ejercicio de una sociedad basta con cumplir los límites al cierre de ese año.

Estos límites son los que hoy marca la Ley de Sociedades de Capital. Una directiva europea de 2023 los sube y, cuando España la incorpore, cambiarán: antes de decidir el modelo, compruébalo con nosotros o en el BOE.

La auditoría obligatoria llega cuando se superan dos de estos tres límites durante dos ejercicios seguidos: 2,85 millones de activo, 5,7 millones de cifra de negocios o 50 trabajadores. La mayoría de las pymes no tiene que auditarse. Estas cifras también están pendientes de esa revisión.

Qué pasa si no depositas las cuentas

Cierre registral

Mientras no se depositen, el Registro Mercantil no inscribe ningún documento de la sociedad (artículo 282 de la Ley de Sociedades de Capital). No podrás inscribir un cambio de administrador, una ampliación de capital, un cambio de domicilio o de objeto social. Solo quedan fuera el cese o la dimisión de administradores, la revocación de poderes, la disolución y el nombramiento de liquidadores, y lo que ordene un juez.

El cierre suele descubrirse en el peor momento: cuando entra un socio, cuando cambia el administrador o cuando un banco pide la escritura inscrita.

Multa

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer una multa de 1.200 a 60.000 euros (artículo 283). Si la sociedad factura más de 6 millones de euros, el límite sube a 300.000 euros por cada año de retraso. La cuantía se gradúa por el activo y las ventas.

Otros efectos

Las cuentas depositadas son públicas: bancos, clientes y proveedores las consultan antes de conceder crédito o firmar un contrato. Una sociedad sin cuentas depositadas da mala imagen en cualquier análisis de riesgo.

Cómo ponerse al día si hay ejercicios sin depositar

Hay que depositar todos los ejercicios pendientes, empezando por el más antiguo, con sus actas de aprobación. Si las cuentas de años anteriores no se formularon en su día, primero hay que prepararlas. Cuanto antes se haga, menos años se acumulan y más fácil es explicar el retraso.

Cuentas anuales, contabilidad e impuestos van juntos

Las cuentas salen de la contabilidad del año, y de ellas sale después el Impuesto de Sociedades, que se presenta en julio con los mismos números. Cuando el cierre contable se hace con tiempo, las cuentas se formulan en marzo sin prisas y el impuesto no trae sorpresas. Lo explicamos con más detalle en contabilidad para empresas: obligaciones, libros y cuentas.

En Padilla Asociados preparamos las cuentas anuales, el acta de la junta y el depósito en el Registro Mercantil de las sociedades cuya contabilidad llevamos. Es parte de nuestra gestoría y contabilidad de empresas en Fuenlabrada.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el plazo para depositar las cuentas anuales?

Un mes desde que la junta las aprueba. Como la junta debe celebrarse en los seis primeros meses tras el cierre, en un ejercicio de enero a diciembre el depósito vence normalmente el 30 de julio.

¿Qué pasa si no deposito las cuentas anuales?

El Registro Mercantil cierra la hoja de la sociedad y no inscribe ningún documento nuevo, salvo excepciones como el cese de administradores. Además, el ICAC puede imponer una multa de 1.200 a 60.000 euros, y hasta 300.000 euros por año de retraso si la sociedad factura más de 6 millones.

¿Hay que depositar las cuentas si la sociedad no ha tenido actividad?

Sí. Mientras la sociedad exista, tiene que formular, aprobar y depositar sus cuentas cada año, aunque no haya facturado nada.

¿Quién formula las cuentas anuales?

Los administradores de la sociedad, en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Después las aprueba la junta de socios.

¿Mi sociedad tiene que auditar las cuentas?

Solo si durante dos ejercicios seguidos supera dos de estos tres límites: 2,85 millones de euros de activo, 5,7 millones de cifra de negocios o 50 trabajadores de media. También cuando lo piden socios con derecho a ello o por la actividad de la empresa. Los límites están pendientes de subir cuando España incorpore la directiva europea de 2023: confírmalos antes de dar por hecho que no te toca.